Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDP)
Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDP) Nedir?
Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDP), kamu kurum ve kuruluşlarında üretilen belgelerin düzenli bir şekilde dosyalanması, saklanması ve imha edilmesi süreçlerini düzenleyen bir sistemdir. Bu plan, belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını, her bir dosya için saklama sürelerinin belirlenmesini ve arşivleme işlemlerinin standartlaştırılmasını amaçlar.
SSDP'nin Amaçları:
- Belge Yönetiminde Standartlaşma: Kurumlar arasında ve kurum içinde belge yönetimi süreçlerinde tutarlılık sağlamak.
- Bilgiye Hızlı Erişim: Dosyaların konularına göre düzenlenmesi, bilgiye hızlı ve kolay erişimi mümkün kılar.
- Arşivleme Maliyetlerinin Azaltılması: Gereksiz belgelerin imha edilmesi, arşivleme maliyetlerini düşürür.
- Hukuki ve İdari Risklerin Azaltılması: Belgelerin düzenli saklanması, hukuki ve idari süreçlerde delil niteliği taşır ve riskleri azaltır.
- Kamusal Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik: Belgelerin düzenli ve erişilebilir olması, kamusal şeffaflığı ve hesap verebilirliği artırır.
SSDP'nin Unsurları:
- Dosya Planı: Belgelerin konularına göre sınıflandırıldığı ve kodlandığı bir yapıdır.
- Saklama Süreleri: Her bir dosya için belirlenen saklama süreleridir. Bu süreler, belgelerin hukuki, idari ve tarihi önemine göre belirlenir.
- İmha İşlemleri: Saklama süresi dolan belgelerin belirlenen usullere göre imha edilmesidir.
- Arşivleme İşlemleri: Saklama süresi dolan ve arşivlenmesi gereken belgelerin arşivleme standartlarına uygun olarak saklanmasıdır.
SSDP'nin Faydaları:
- Kurumsal hafızanın korunması ve bilgiye erişimin kolaylaşması.
- Belge yönetimi süreçlerinde etkinlik ve verimliliğin artması.
- Hukuki ve idari süreçlerde delil niteliği taşıyan belgelerin korunması.
- Arşivleme maliyetlerinin azaltılması.
- Kamusal şeffaflık ve hesap verebilirliğin artması.
SSDP'nin Uygulanması:
- Kurumlar, Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından hazırlanan Standart Dosya Planı'nı esas alarak kendi ihtiyaçlarına uygun bir dosya planı oluştururlar.
- Her bir dosya için saklama süreleri belirlenir.
- Belge yönetimi süreçleri, SSDP'ye uygun olarak düzenlenir.
- Personel, SSDP konusunda eğitilir.
- SSDP'nin uygulanması düzenli olarak denetlenir.
Önemli Notlar:
- SSDP, kamu kurum ve kuruluşları için zorunlu bir uygulamadır.
- SSDP'nin etkin bir şekilde uygulanması, kurumların bilgi yönetimi süreçlerini önemli ölçüde iyileştirir.
- SSDP hakkında daha detaylı bilgi için Devlet Arşivleri Başkanlığı'nın web sitesi ziyaret edilebilir.
Saklama Süreli Standart Dosya Planı V.4:
Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı:
Okulumuzun Saklama Süreli Satandart Dosya Planı:
- Eğitim ve Öğretim İşleri: https://meb.ai/Mk4ce0
- İş Sağlığı ve Güvenliği: https://meb.ai/YokCkh
- Kurul, Komisyon ve Toplantılar: https://meb.ai/Ul75Luf
- Mali İşler: https://meb.ai/akfYy1
- Okul Aile Birliği: https://meb.ai/U5DcxH2
- Okul Güvenliği: https://meb.ai/ylO2Uu
- Okul Sağlığı Hizmetleri: https://meb.ai/8ikRGU
- Öğrenci İşleri: https://meb.ai/UaLUliz
- Personel İşleri: https://meb.ai/UE2nf4Z
- Projeler: https://meb.ai/nON6fj
- Rehberlik Servisi: https://meb.ai/U74hXu1
- Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler: https://meb.ai/UwwTcJ2
- Yönetim İşleri: https://meb.ai/uC8lKW
